Come raddoppiare il tuo tempo e iniziare finalmente ad essere un vero Imprenditore della Ristorazione

09.02.2019


    Caro ristoratore, ti sei mai chiesto qual è la risorsa più importante di cui hai bisogno per portare al successo il tuo locale?

    Lo so che il tuo primo pensiero ricade sul denaro, in fondo quante volte lo avrai sentito ripetere?

    I soldi si fanno solo con i soldi.

    Certamente una buona capacità economica ti da la possibilità di investire sul tuo locale ma ti assicuro che i soldi si possono anche bruciare facilmente, l'ho visto fare un sacco di volte da tanti tuoi colleghi.

    C'è invece un'altra risorsa più importante del denaro e con la caratteristica di non terminare mai.

    Ogni giorno ti svegli e ti ritrovi con 86.400 unità di questa risorsa. Ogni santo giorno!

    Qualcuno riesce a sfruttarla al meglio, altri decisamente no. Eppure è lì, alla portata di tutti.

    Avrai probabilmente capito che sto parlando del tempo, la risorsa democratica per eccellenza senza la quale non puoi realmente ottenere risultati differenti da quelli che ottieni oggi.

    Molti ristoratori come te si ritrovano imprigionati in un meccanismo contorto, nel quale sono convinti di non aver scelta, di non poter fare altrimenti.

    Si ritrovano a tarda sera senza capire come sia stato possibile che il tempo sia volato così velocemente e senza aver potuto dedicarsi a ciò che dovrebbe essere più importante:


    capire come far crescere il proprio ristorante


    Se anche tu ti ritrovi in questa situazione ti consiglio di arrivare fino in fondo nella lettura di questo articolo, decisamente lungo ma capace di cambiare il tuo modo di affrontare la giornata.

    Come sai esiste una legge, la legge di Pareto, che afferma che il 20% delle tue azioni determina l'80% dei risultati e viceversa.

    Il restante 80% di azioni, per quanto possano dare risultati meno importanti per il tuo business, sono spesso comunque indispensabili.

    Come fare allora?

    Te lo spiego con un concetto che ci è stato insegnato da Sebastiano Zanolli nell'ultima edizione del nostro evento dedicato al marketing per la ristorazione tenuta qualche mese fa.
    Il concetto è decisamente semplice quanto illuminante.

    Qualsiasi azione sia attualmente di tua competenza, devi farti queste tre domande:


    - Posso eliminarla?
    - Posso delegarla?
    - Posso automatizzarla?


    Questo semplice esercizio ti permetterà di scoprire che:

    • esistono azioni che in realtà non servono a nulla e possono essere tranquillamente eliminate senza avere nessun danno per la tua attività
    • esistono azioni che non necessariamente devi fare te, che possono essere delegate (nel modo giusto) a qualche tuo collaboratore (magari dopo aver fatto della sana formazione)
    • esistono azioni che possono essere automatizzate e direi che in questo la tecnologia esistente al giorno d'oggi può aiutarti notevolmente

    ...poi naturalmente esisteranno delle azioni che non sono importanti ma che comunque non possono essere evitate, delegate o automatizzate ma se hai risposto in modo onesto con te stesso alle domande elencate sopra queste azioni dovrebbero essere veramente poche.

    Un problema che potresti avere è che immerso nel tran tran giornaliero non ti rendi conto di ciò che è più importante e cosa meno, di cosa può essere eliminato e cosa no.

    Esistono azioni che oggi compi personalmente e che potrebbero essere eliminate senza avere nessuna ripercussione?

    Hai mai pensato che se riuscissi a farlo potresti utilizzare il tempo risparmiato per dedicarti ad azioni più importanti per la tua attività ristorativa, per stare più tempo con i tuoi cari o per fare quel che più ti aggrada?

Eliminare le azioni inutili

    Ma come si fa a capire scientificamente quali sono le azioni da eliminare?

    Per riuscirci scomodiamo un certo Stephen Covey, famoso scrittore e formatore statunitense, divenuto celebre in seguito ad un suo testo (di cui ti consiglio la lettura) "The seven Habits of Highly Effective People", tradotto malamente in italiano con il titolo "I sette pilastri del successo".

    In particolare scomodiamo un suo concetto, quello che diede vita ai famosi "quadrati di Covey".

    Il concetto è semplice quanto importante, è necessario suddividere le azioni che devi compiere andando a incrociare due variabili, l'urgenza e l'importanza, in modo da incasellare ogni azione in uno dei quattro quadranti che si formeranno:

    • URGENTE E IMPORTANTE
    • URGENTE E NON IMPORTANTE
    • IMPORTANTE E NON URGENTE
    • NON IMPORTANTE E NON URGENTE 

Questo semplice esercizio ha una conseguenza immediata, quella di farti individuare immediatamente quelle azioni che non sono né urgenti né importanti le quali, come avrai intuito, devono semplicemente essere eliminate, ora!

Ma non è tutto perché questa analisi ci porta anche ad altri ragionamenti.

  1. Esiste un quadrante fatto di azioni che non sono importanti ma che sono urgenti. Rispondere al telefono senza sapere prima chi c'è dall'altra parte o pagare una bolletta. Azioni che magari devi fare subito ma che non danno un vantaggio alla tua attività, sei certo che queste azioni non possono essere automatizzate o delegate?
  2. Esiste un quadrante in cui ci sono azioni urgenti e importanti. Su queste azioni è necessario focalizzarsi maggiormente ma hanno il problema di non essere facilmente gestibili in quanto urgenti, come puoi far si che diventino meno urgenti?
  3. Infine c'è l'ultimo quadrante, quello fatto da azioni importanti ma non urgenti. Ecco, questo è il vero quadrante sul quale dovresti concentrarti, mettendo in campo le azioni più importanti per la tua attività, anche se non sono urgenti.

Tutto ciò ti permetterà di eliminare il più possibile (farlo del tutto è impensabile) le urgenze che rappresentano il vero veleno che non ti permette di diventare un "Highly Effective People".

Automatizzare le azioni

Se prendi il dizionario e cerchi la definizione della parola "automatizzare" troverai:

"Rendere automatico; in partic., rendere automatico un determinato movimento o una prefissata operazione di una persona, di un dispositivo o di una macchina"

È molto probabile che a questo punto tu sia estremamente scettico, convinto del fatto che un ristorante non si possa automatizzare.

Oggi non solo voglio dimostrarti il contrario ma voglio anche farti capire quanto sarebbe importante per te.
Automatizzare infatti significa fondamentalmente rendere i processi all'interno della propria attività:

  • Più veloci
  • Più semplici
  • Dal risultato garantito

Andiamo immediatamente sul pratico per evitare di annoiarti.
Nel tuo ristorante i camerieri prendono ancora le comande con penna e taccuino?
Se è così ora starai già pensando che non c'è nulla di male, che hai sempre fatto così, che è il metodo migliore (vi conosco fin troppo bene).

So anche però che la realtà è fatta di foglietti illeggibili, di camerieri che litigano con il cuoco per questo, di comande perse e clienti scontenti per attese interminabili.
Per non parlare del fatto che chi utilizza questo metodo non ha la più pallida idea di quali siano i numeri del proprio ristorante.
Acquistare un gestionale, con la sua parte hardware fatta di palmari attraverso il quale prendere le comande significa automatizzare un processo.

Ma l'automazione può riguardare diversi ambiti.
Se non trovi mai il modo di pubblicare dei post sulla tua pagina Facebook puoi benissimo prendere un'ora della tua giornata libera e programmarli per tutta la settimana (operazione decisamente semplice).

Hai una mailing list dei clienti ma non trovi mai un attimo per inviare mail?
Un autorisponditore ti permetterà di scrivere una mail oggi e programmarne l'invio nel giorno e nell'ora da te stabilita.
Il concetto però di automazione che più amo è quello riguardante i propri collaboratori.

Automatizzare infatti significa anche stabilire delle regole che rendano ogni operazione del tuo personale più veloce, sempre uguale, dal risultato garantito.

Sembra impossibile?
Sei certo che come fai le cose te nel tuo locale non le fa nessuno?
I tuoi collaboratori sanno solamente far danni e farti inc.....are?

Aspetta un secondo perché se questa è la tua situazione sappi che c'è anche un responsabile con chi puoi prendertela.
Peccato che quel responsabile sia te!

Ebbene si, perché è molto probabile che tu non abbia mai fatto nulla per rendere il tutto automatico.
Leggi allora bene cosa sto per dirti.

Se realmente vuoi che nel tuo locale ognuno sappia cosa deve fare e lo faccia come lo faresti te hai un lavoro enorme da fare.
Un lavoro enorme ma fondamentale, del quale mi ringrazierai a vita.
Il lavoro di cui ti parlo è la creazione di un mansionario in cui devi scrivere in modo estremamente dettagliato:

  • Ruoli
  • Mansioni
  • Responsabilità
  • Modalità operative

Chiunque, anche chi non ha mai lavorato nel tuo ristorante, leggendo questo mansionario potrà capire esattamente cosa deve fare, quando lo deve fare e come lo deve fare.
Come detto è un lavoro enorme ma non hai neanche lontanamente idea di quanto tempo ti farà risparmiare in futuro questa soluzione e come il funzionamento del tuo ristorante diventerà semplice ed efficace.

Questo perché la prima condizione indispensabile per un'ottima automazione è far diventare ininfluente (o minimo) l'errore umano.

Automatizzare non è un vezzo né tanto meno una soluzione riservata alle grandi aziende ma una soluzione che ti permetterà di fare meno ottenendo risultati migliori (il sogno segreto di ognuno di voi).

  1. Inizia ad elencare tutte le azioni che potresti automatizzare
  2. scrivi di quali strumenti hai bisogno
  3. passa all'azione mettendo in atto le soluzioni più semplici e veloci per affrontare mano a mano a quelle più complesse.

Delegare

Ogni volta che un titolare di un ristorante dice "faccio prima a farlo da solo che a spiegarlo a uno dei miei collaboratori" un formatore come me da qualche parte cade a terra morto.

Eppure una delle frasi che maggiormente sento dire dai ristoratori come te è "non ho tempo" e paradossalmente continui imperterrito a fare tutto (ma proprio tutto) te.

Perché come fai le cose te non le fa nessuno.
Perché i tuoi collaboratori non hanno voglia di far nulla.

Ho una brutta notizia per te.

Tutto ciò che pensi non è vero!

Tu non puoi essere il migliore a svolgere qualsiasi mansione all'interno del locale e se pensi che i tuoi collaboratori non siano motivati è molto probabile che il vero problema sia tu e la tua incapacità di delegare.

Ed è proprio qui che volevo arrivare.

Perché delegare non è affatto semplice ma se vuoi realmente trovare più tempo per te e per dedicarti a quelle azioni che possono far crescere la tua attività dovrai assolutamente imparare.
Tranquillo. Sono qui proprio per aiutarti.

Innanzitutto devi sapere che esistono due tipi di delega:

  • La delega operativa
  • La delega di responsabilità

La prima è semplicemente uno scarico di attività verso un'altra persona, si concentra sulle azioni da fare e sul "come" vanno fatte, che poi è esattamente come le farebbe il delegante.
Si concretizza in frasi del tipo "vai a prendere quel piatto", "vai al tavolo 3 e scusati per il ritardo".
La delega operativa risolve in minima parte il vostro problema e non vi permette di migliorare alla lunga la vostra gestione del tempo.

La delega di responsabilità si concentra invece sui risultati, lasciando all'altra persona la scelta del metodo.
Applicandola l'altra persona si sentirà pienamente responsabile e svolgerà il compito al massimo delle sue capacità ma...

...affinché tutto vada nel modo giusto è indispensabile che la delega venga fatta dando direttive ESTREMAMENTE chiare e in particolare è necessario informare il collaboratore al quale dovete delegare sui punti seguenti:

  1. Obiettivi - che siano estremamente chiari in termini di risultati e tempistiche.
  2. Linee guida - senza dire esattamente come devono essere fatte le cose il collaboratore deve conoscere i confini oltre i quali non si deve spingere.
  3. Risorse - umane, finanziarie, tecniche e organizzative da cui la persona può attingere.
  4. Conseguenze - quali saranno, nel bene e nel male, le conseguenze della delega.

È troppo difficile? Assolutamente no!

Ciò che è realmente difficile è il coraggio di iniziare a far fare agli altri ciò che normalmente sei abituato a fare te.

Una volta individuato tutte le azioni che possono essere delegate, automatizzate o eliminate e trasformato il tutto in soluzioni pratiche ti resterà una lista di azioni che non puoi eliminare e che per forza devi svolgere te.

Il bello è che ora hai però un sacco di tempo per svolgerle e, se hai fatto un buon lavoro questa lista sarà composta da compiti che riguardano principalmente il tuo ruolo di IMPRENDITORE (se così non è ti consiglio vivamente di ricominciare da capo 😉).

Per capire immediatamente se questi compiti fanno parte di questo ruolo devono per forza ricadere su una delle seguenti aree:

  • Management
  • Leadership
  • Marketing

Queste sono le 3 aree che dovresti curare per far si che il tuo ristorante cresca ogni giorno, anche di poco ma senza sosta.

So che ti ho lasciato con un sacco di lavoro da fare e mi auguro che tu possa trovare la costanza per metterlo in pratica, perché senza azione qualsiasi teoria resta una sterile chiacchiera.


Nel frattempo ti auguro una Buona Ristorazione...con la R maiuscola


P.S. ti ricordo che sono aperte le iscrizioni a Professione Ristoratore Road Tour, il primo evento gratuito itinerante di Professione Ristoratore.

Un pomeriggio di formazione Gratuita per trasformarti nel professionista capace di portare al successo il tuo locale e conoscere il Restaurant Funnel System™, il primo sistema di Funnel Marketing applicato al mondo della Ristorazione.

Cosa aspetti???


Alex Bartolocci

Formatore e consulente nel mondo ristorativo, fondatore del percorso Professione Ristoratore, autore del libro "La bibbia del ristoratore di successo" e creatore del sistema Restaurant Funnel System™