Come evitare di farsi fregare da quegli incompetenti dei venditori di gestionali per la ristorazione

08.02.2020


Mi scrive Antonio, nome di fantasia anche se la storia è assolutamente reale.
Antonio è un mio studente e da qualche giorno ha acquistato un gestionale per la propria attività, attività di pizzeria che ha sia sala che servizio da asporto.

Ed è proprio per questo che mi scrive.

Dopo aver frequentato qualche mia aula Antonio ha finalmente capito l'importanza di registrare e analizzare alcuni dati, i famosi KPI, fra i quali ad esempio il numero dei coperti in base ai giorni della settimana o in base agli orari, lo scontrino medio, i piatti più venduti e tanto altro.

Antonio però ha due realtà differenti con l'esigenza di suddividere i dati in modo netto.

Dovrà pur sapere quanto incassa dalle pizze servite in sala e quanto dall'asporto!
Dovrà pur capire quali sono le sere in cui fa più asporto e quali meno, quali quelle di maggior affluenza in sala e quali più scariche.

Per la realtà di Antonio il suo gestionale deve poter suddividere le due realtà come se fossero due attività completamente differenti.

E invece Antonio mi dice che il tizio che gli ha venduto quel gestionale afferma che sta roba proprio non si può fare, il che mi sembra decisamente assurdo ma non essendo un esperto di gestionali contatto il mio punto di riferimento in materia, Daniele Scano.

Ciò che segue è un estratto della nostra conversazione.


Ecco il motivo per cui nasce l'articolo odierno con l'obiettivo finale di darvi spunti importanti capaci di facilitarvi la vita durante la scelta del gestionale migliore per il vostro ristorante.

Sapere prima dell'acquisto cosa pretendere dal prodotto vi darà la possibilità di selezionare al meglio non solo il software in questione ma anche (o soprattutto) colui che ve lo sta venendo.

Come scegliere un gestionale per la propria attività

di Daniele Scano 

Nel mercato odierno i software per la ristorazione offrono funzioni sempre più complete che non si limitano semplicemente alla presa dell'ordine con il palmare o alla gestione dei pagamenti, ma sono in grado di eseguire un controllo molto dettagliato della propria attività.

I primi palmari negli anni '80 risultavano un po' macchinosi nell'utilizzo quotidiano rendendo ancora preferibile l'uso della comanda tradizionale, presa con carta e penna.

Con l'evolversi delle tecnologie hardware e l'affinamento del software, ormai sono insostituibili strumenti per avere sotto controllo ogni aspetto dell'attività ristorativa.

Oggi più che mai il digitale fa parte del nostro quotidiano, quindi la scelta del gestionale per ristoranti e pizzerie adatto alla propria impresa si fa complesso per via della vastissima concorrenza.

Se state pensando che un software gestionale non sia adatto al vostro locale, forse è giunto il momento di ricredervi, perché a prescindere dalla tipologia di attività, ormai l'approccio digitale più che utile è diventato indispensabile per rispondere alle esigenze dei clienti.

  • Installazione e utilizzo
  • Statistiche e report
  • Magazzino e scorte
  • Fidelizzare la clientela

Installazione e utilizzo

Se inizialmente i primi palmari e software erano troppo complicati da utilizzare per camerieri e proprietà, oggi i ristoranti possono disporre di strumenti studiati esclusivamente per il proprio settore. 

Nello specifico, esistono tipologie di software verticalizzate per ristoranti, per pizzerie, bar o gelaterie. 

Aggiungendo anche funzionalità come il delivery o programmi di fidelizzazione attraverso fidelity card o più complesse campagne di sms marketing o mail marketing.

Nell'utilizzo giornaliero, la velocità con cui si gestiscono le operazioni di presa dell'ordine fa dimenticare sicuramente il vecchio taccuino di carta e la penna. 

Prendendo la comanda con i moderni palmari infatti, l'ordine viene inviato contemporaneamente ai vari reparti di produzione, stampato in maniera leggibile e senza errori. 

Il cameriere infatti non deve utilizzare quei vecchi blocchetti in doppia copia o peggio tripla o quadrupla che creavano sempre problemi di comprensione per via della scrittura non sempre corretta, le varie aggiunte da inserire o note del prodotto con conseguente perdite di tempo nell'interpretazione o peggio nella preparazione di piatti errati. 

Tutto ciò andando a discapito sulla qualità del servizio cliente.L'ulteriore vantaggio di questi sistemi è dato dal fatto che una volta inviata la comanda, risulta inserita anche al tavolo, aggiornando di fatto il punto cassa, evitando cosi il rischio che il cameriere dimentichi di segnare un'aggiunta all'ordinazione: bottiglie d'acqua o dessert, magari solo per la fretta di portarle velocemente al tavolo.

Statistiche e report 

Un altro elemento real-time molto utile è la possibilità di visualizzare le statistiche e scaricare i report dell'attività: numero medio di clienti mensili, scontrino medio per cliente, fasce orarie di picco, prodotti maggiormente richiesti, persino previsioni dell'affluenza per essere pronti sia a livello di scorte in magazzino che di personale presente nel locale.

Non sempre si ha tempo per monitorare i dati uno a uno e avere un gestionale che analizzi le statistiche e applichi i processi autorizzativi in modo automatico renderà le attività quotidiane più piacevoli.

Ormai i gestionali migliori sono dotati anche di applicazioni da installare su smartphone o tablet in modo che il manager, anche a migliaia di km di distanza possa analizzare i KPI della propria attività.

Magazzino e scorte

Un aspetto importantissimo e legato all'efficacia dei sistemi per la gestione di ristoranti e pizzerie, come anticipato, va ben oltre la presa delle comande e il pagamento del conto. 

L'ordine infatti, oltre che in cucina e in cassa, può essere virtualmente scomposta e i diversi componenti tolti dal magazzino attraverso le schede ricetta.
In questo modo controllare le giacenze è molto più semplice, rendendo più efficiente tutta la filiera e limitando il rischio di rimanere senza scorte. 

Possono essere implementate parecchie funzionalità a riguardo, e una sicuramente utile potrebbe essere quella dell'ordine automatico non appena viene raggiunto il limite minimo impostato per ciascun ingrediente.

Il personale che si occupa della gestione dei magazzini deve essere sempre formato all'utilizzo di questi sistemi e seppur semplifichi molte operazioni, il controllo dell'essere umano non deve mai mancare.

Fidelizzare la clientela 

I sistemi in commercio semplificano la gestione di ristoranti e pizzerie migliorando la qualità del lavoro di tutto il personale e di conseguenza l'intera esperienza dei clienti.La qualità del cibo, come abbiamo visto più volte, spesso passa in secondo piano rispetto all'esperienza globale che un ristorante può far vivere.

Sempre più spesso infatti a determinare il grado di soddisfazione del pubblico è un servizio puntuale, la possibilità di pagare come preferisce e soprattutto di ordinare ciò che desidera.

Come già anticipato, il software può essere corredato da moduli specifici per la fidelizzazione del cliente, con tessere punti fisiche o applicazioni per dispositivi mobili e i più evoluti, sfruttando i preziosi dati che il cliente rilascia, anche con sistemi di SMS marketing o Mail marketing.

Da un lato permettono al ristorante di acquisire dati preziosi e dall'altro offrono al cliente affezionato premi o sconti che ne incentivino il ritorno.


Grazie a Daniele Scano per le preziose informazioni ma...a proposito, chi è Daniele Scano?

Nel 2017, dopo anni (una decina) di lavoro a strettissimo contatto con il settore Ho.Re.Ca., Daniele ha deciso di fondare Gestione Ristorante l'azienda attraverso la quale si occupa, insieme ad alcuni collaboratori, di formazione e consulenza nel settore della ristorazione. 

Nel 2018 è stato relatore all'evento Professione Ristoratore Revolution

www.gestioneristorante.com

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